לא משנה אם אתם מתכננים חתונה גדולה, אירוע בר מצווה קטן או ערב השקה נוצץ, בסופו של דבר, ההצלחה של האירוע נמדדת לא רק באוכל או במוזיקה, היא נמדדת בעיקר בתחושה שנשארת עם האורחים שלכם. כשאנחנו מדברים על חוויית אורחים באירוע אנחנו בעצם מדברים על הדרך שבה כל אחד ואחת מהנוכחים ירגישו, האם הם חשים שמחים ונינוחים? האם הייתה להם תחושת שייכות? האם הם יזכרו אתכם גם בעוד שנה?
הדרך לשם לא חייבת לעבור דרך תקציבים גדולים, להפך, דווקא הפרטים הקטנים, המחשבה האישית והמחוות שמדברות אל הלב, הם אלה שעושים את ההבדל. אז איך לגרום לאורחים להרגיש מיוחדים באמת? בואו ותשמעו כמה רעיונות יצירתיים, פרקטיים ומרגשים שיעזרו לכם להפוך את האירוע שלכם לבלתי נשכח, כזה שהאורחים שלכם עוד ידברו עליו הרבה אחרי שייכבו האורות.
אין דבר מחמם לב יותר מהפתעה אישית שמחכה לכל אורח. דמיינו שכל אחד מקבל פתק ברכה אישי על הצלחת, או שקיבל כוס ממותגת עם שמו בעמדת הבר. אלו פרטים קטנים, אך הם יוצרים תחושה של תשומת לב אמיתית. באירוע של עליה לתורה מיוחדת, למשל, אפשר להוסיף הקדשות קטנות לסבים ולסבתות, ובחתונות אלה יכולים להיות כרטיסים עם זיכרונות משותפים לכל אחד מהחברים הקרובים. זו דרך פשוטה אך עוצמתית לשדר שאתם מעריכים את הגעת האורחים וגם זוכרים כל אחד מהם באופן אישי. זהו הבסיס לבניית חוויית אורחים באירוע שלא שוכחים.
המוזיקה היא הפסקול של הערב וזו גם יכולה להיות ההזדמנות שלכם להפתיע. במקום ללכת על תבנית קבועה, נסו לבקש מהאורחים מראש שיר אהוב שהם היו רוצים לשמוע, ושלבו אותו במהלך הערב. באירועים עסקיים אפשר לשלב קטעים שמייצגים את ערכי החברה או שירים שמזוהים עם הצלחות משותפות.
כך יוצרים תחושת שייכות, כאילו האירוע נבנה גם עבור האורחים. השילוב בין התאמה אישית לבין אווירה מקצועית או חגיגית יוצר את אותו איזון נפלא, שהופך את המוזיקה להרבה יותר מרקע, זו חוויה שמפעילה את הרגש ומגבירה את חוויית אורחים באירוע.
עיצוב לא נועד רק לעשות את אותו ה"וואו" הראשוני כשנכנסים אל אולם בראשון לציון, הוא נמצא כדי לספר סיפור. עיצוב שמתחשב בזהות האורחים, בסגנון החיים שלהם ובאופי האירוע יוצר תחושה שהמארחים באמת חשבו עליהם. למשל, באירוע משפחתי שבו יש הרבה ילדים, מומלץ לשלב פינות משחק מעוצבות, או שילוט בגובה העיניים של הקטנים. באירוע עסקי כדאי לשלב עיצוב עם מסרים של השראה, חדשנות וערכים משותפים. בתכנון חתונות מיוחדות אפשר לשלב אלמנטים שמזכירים תחנות משמעותיות בזוגיות. כל פרט כזה אומר לאורחים שלכם שהם חלק מהסיפור הזה וזה לב ליבה של חוויית אורחים באירוע – הרגשה שהם לא סתם צופים, הם שותפים פעילים.
אחת הדרכים החזקות ביותר להפוך אירוע לבלתי נשכח היא לשלב את האורחים בו. לא רק בהשתתפות פסיבית, מדובר ממש ביצירה של רגעים יחד. קירות ברכות, עמדות צילום שבהן מצטלמים עם פריטים שקשורים לאירוע, או אפילו סרטונים אישיים מוקלטים שמוקרנים בזמן הערב, כל אלה מאפשרים לאורחים להביע את עצמם ולהרגיש שהם חלק מרכזי מהחוויה. באירועים קטנים אפשר גם לשלב טקסים עם דוברים מהמשפחה או החברים. כך יוצרים אירוע שחי ונושם את האנשים שבו ולא רק את הפורמט, וזו בדיוק חוויית אורחים במיטבה, כזו שהם עצמם היו חלק מהיצירה שלה.
בסיום האירוע, כל אורח לוקח אתו משהו הביתה, בין אם זו מזכרת פיזית ובין אם תחושה בלב. הקדישו מחשבה דווקא לרגע הזה, שקית עם נשנוש לדרך, תמונה משפחתית שהודפסה במקום, או אפילו ברכה קטנה מהזוג, ההורים או המנכ”ל, כל מחווה כזו הופכת את הסיום לחלק מהחגיגה.
בסופו של דבר, מה שנשאר זה לאו דווקא הקינוח או הריקודים, זו התחושה, האם הייתי נוכח באמת? האם הרגשתי משמעותי? הדרך לשם מתחילה בפרטים הקטנים ונגמרת באהבה גדולה – זה כל הסוד ליצירת חוויית אורחים באירוע שהופכת את כולם, אבל כולם, למיוחדים.
הפרטים הקטנים והאהבה הגדולה הם המומחיות שלנו ב SAY-צרו קשר ואנו נהפוך ביחד את האירוע שלכם לסיפור הצלחה מרגש שכולם ידברו עליו.
אירועי קיץ 2025
לחגוג באווירה הכי נעימה שיש עם תפריט קיצי מרענן במיוחד
