הדרך ליום החתונה רצופה התרגשות, פרפרים בבטן והמון החלטות קטנות וגדולות. מעבר לבחירת השמלה, הצלמים, האולם והקונספט של האירוע, יש החלטה אחת שמסתתרת מאחורי כל הפרטים האלו אך משפיעה עליהם עמוקות: איך בונים לוח זמנים ליום החתונה שהוא מדויק, רגוע וזורם.
אין כמו ההתרגשות של יום האירוע הגדול, אבל עם ההתרגשות מגיע גם החשש מהפתעות לא צפויות ולא נעימות שעלולות לפגוע בחוויה. האם כל הספקים יודעים את לוחות הזמנים? האם התפריט נבדק ואושר סופית? האם החנייה מסודרת והאורחים יודעים את סדר ההושבה?
כל אלו הן שאלות שמעסיקות כל מארגן אירועים שמבקש לחוות אירוע בלי תקלות ול- SAY EVENTS יש את כל התשובות. אז בואו נצא למסע ונגלה באיזה צעדים עליכם לנקוט כדי להבטיח אירוע מושלם עד כמה שניתן.
הכול מתחיל ונגמר בסופו של דבר בתיאום מדויק. ספקים רבים כמו קייטרינג, דיג'יי, צלמים, ומאפרות עובדים במקביל, וכל עיכוב קטן עלול להצטבר וליצור לא מעט בלגן. בדיקה מוקדמת של לוחות הזמנים מול כל ספק מאפשרת לוודא שהכול מסונכרן.
גם שיחה קצרה ביום שלפני האירוע עם כל נותני השירות, או אפילו מייל מסודר עם השעות, מונעים אי הבנות ומבטיחים שכולם יודעים מה מצופה מהם.
לפני שאתם מסיימים עם ההזמנות והספקים, יש לקרוא כל חוזה בעיון. שלב זה הוא חלק חשוב מתוך כלל הכנות לחתונה, והוא מסייע להימנע מהפתעות בלתי רצויות ביום האירוע. שימו לב לתנאי ביטול, עמלות חבויות, סעיפים שקשורים לשעות עבודה נוספת או שירותים שלא ניתנים ביום האירוע.
לפעמים, התייחסות מוקדמת לפרטים הללו חוסכת הרבה תסכול וכסף מיותר וחיבור ברור בין החוזה לבין לוחות הזמנים המוסכמים הוא הסוד לשקט נפשי ביום הגדול.
נכון שאתם מחליטים על התפריט מראש, אבל אתם גם צריכים לאשר אותו סופית. יש לבדוק כמויות, מנות מיוחדות, התאמות לאורחים עם אלרגיות ולהבטיח שהציוד הנלווה נמצא וערוך כראוי.
טעויות קטנות בתחום הזה עלולות להפוך לחוסר נוחות לאורחים, הנה בקצרה מה שכדאי לבדוק רגע לפני האירוע:
אמנם אנחנו נוטים לחשוב עליהם כעל דבר שולי, אבל לסאונד ולתאורה באירוע יש תפקיד מרכזי וחשוב במיוחד. כשאחד מהמרכיבים הללו לא עובד כמו שצריך, האורחים מרגישים את זה, לכן יום לפני האירוע כדאי לבחון את הנושא ממש לפני האירוע ולוודא שהמערכות פועלות בדיוק כמו שאתם מבקשים שיפעלו.
הבדיקה הזו חוסכת עצבים מיותרים בזמן אמת ומבטיחה שהאווירה שתכננתם תתממש במלואה וגם אם יהיו תקלות קטנות, ניתן יהיה לטפל בהן במהירות.
מי שמתכנן אירוע בחודשי הגשם יפיק תועלת גדולה מבחירה מראש של מקום מתאים כמו אולם אירועים בחורף, שמציע פתרונות מקורים ונוחים ושומר על חוויית האורחים בלי קשר למזג האוויר בחוץ.
גם כאן, תיאום עם הספקים חשוב כדי שהמעבר יתבצע על הצד הטוב ביותר. תוכנית ברורה למקרה חירום מאפשרת לכם להיות רגועים ולא לדאוג ממצבים לא צפויים וכדאי מאוד לתת אותה למנהל האירוע, אם ישנו כזה.
חוויית האורחים מתחילה עוד בכניסה. בדקו שהשלטים ברורים, שסידורי ההושבה מובנים, וכי יש מי שמכוון את האורחים. כל פרט קטן משפיע על התחושה הכללית, זה מתחיל ברצף ההושבה, ממשיך לבדיקת פינות הישיבה ועד לסידור אזורי קבלת הפנים.
לפני שאתם סוגרים את הכול, כדאי לבצע חזרה קצרה. מסלול קבלת פנים, כניסת החתן והכלה, פתיחת הריקודים ובכל שלב כדאי לוודא שהצוות מבין את הרצף, כדי לוודא שהאירוע יעבור בלי תקלות מיותרות.
זכרו שהכנה מוקדמת, בדיקות מקיפות ותיאומים מסודרים הם הדרך להימנע מהפתעות ביום האירוע ואם אתם רוצים צוות מקצועי שדואג לכל פרט קטן בשבילכם, SAY EVENTS הוא המקום בשבילכם, מוזמנים כבר עכשיו לפנות אלינו, נשמח לעמוד לרשותכם.
